Прием, регистрация и учет входящей корреспонденции · Прием почты (электронной и бумажной). · Фиксирование всех входящих документов в журналах или электронных системах (присвоение номера, даты). · Оперативное распределение документов по отделам и исполнителям в соответствии с их компетенцией. · Контроль за прохождением входящих документов и сроками их исполнения. Обработка и регистрация исходящей корреспонденции · Проверка правильности оформления документов, подготовленных другими отделами (наличие подписей, виз, приложений). · Регистрация исходящих писем, приказов, распоряжений. Обработка внутренних документов · Регистрация внутренних приказов (по личному составу, по основной деятельности), распоряжений, протоколов, служебных записок. · Ведение номенклатуры дел организации. · Формирование дел согласно номенклатуре: распределение исполненных документов в дела по тематике. Контроль за исполнением документов · Ведение контрольных карточек или электронного журнала. · Напоминание ответственным исполнителям о приближающихся сроках. · Информирование руководства о состоянии исполнения поручений. · Формирование отчетов о дисциплине исполнения документов. Организация хранения документов (архивное дело) · Систематизация, оформление и подготовка дел для сдачи в архив. · Обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков. · Выдача документов из архива по запросам сотрудников (соответствующая регистрация). · Подготовка актов на уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Справочно-информационная работа · Быстрый поиск необходимых документов и информации по запросам сотрудников и руководства. · Подготовка справок по документам. Организационно-технические обязанности · Обеспечение работы с электронными системами документооборота (СЭД). · Участие в разработке и совершенствовании инструкций по делопроизводству в организации. · Ведение канцелярии, учет расходных материалов. · Копирование, сканирование документов.